نبذة
موظف الاستقبال هو أول نقطة تواصل مع العملاء والزوار والمتصلين. يتولى إدارة مكتب الاستقبال، وتقديم خدمة عملاء متميزة، ودعم المهام الإدارية لضمان سير العمل اليومي في الشركة بسلاسة.
المسؤوليات الرئيسية
1. عمليات مكتب الاستقبال
- استقبال الزوار والعملاء والضيوف والترحيب بهم بأسلوب مهني وودود.
- الرد على المكالمات الواردة وفرزها وتحويلها بسرعة ودقة.
- الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة وبمظهر احترافي في جميع الأوقات.
2. دعم تنسيق العملاء والفعاليات
- استلام استفسارات الفعاليات وطلبات الحجز وتسجيلها، وإيصالها إلى فريق المبيعات أو العمليات.
- تقديم معلومات أساسية عن خدمات التموين والباقات وما تقدمه الشركة.
- المساعدة في جدولة اجتماعات العملاء أو جلسات التذوق مع الأقسام المعنية.
3. الدعم الإداري
- استلام وإرسال البريد والطرود والشحنات.
- متابعة مخزون المستلزمات المكتبية والتنسيق مع قسم المشتريات لإعادة التزويد.
- المساعدة في أرشفة المستندات وإدخال البيانات وحفظ السجلات.
- دعم الموارد البشرية والمالية في المهام المكتبية عند الحاجة (مثل كشوف الحضور وسجلات العهدة النقدية).
4. التواصل والتنسيق
- إدارة التواصل الداخلي بين الأقسام (المطبخ، والمبيعات، واللوجستيات، والإدارة).
- التأكد من إيصال الرسائل المهمة وتحديثات العملاء بسرعة.
- المساعدة في تنسيق جداول العمليات اليومية وترتيب الاجتماعات.
5. خدمة العملاء
- التعامل مع استفسارات العملاء وشكاواهم بلباقة، وتصعيد المشكلات إلى الشخص المختص.
- الحفاظ على صورة إيجابية ومهنية للشركة في جميع الأوقات.
المؤهلات
- خبرة لا تقل عن سنة إلى سنتين في الاستقبال أو المكاتب الأمامية.
- مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة.
- مظهر مهني وموقف إيجابي.
- إجادة برامج MS Office (Word وExcel وOutlook) والاستخدام الأساسي لأنظمة الحجز أو إدارة العملاء (CRM).
- قدرات تنظيمية قوية والقدرة على إنجاز عدة مهام معاً.
- القدرة على العمل تحت الضغط في فترات الفعاليات والازدحام.